16.03.2022, New Work, Tips

So wichtig ist eine gute Kommunikation im Büro

Eine gute Kommunikation im Büro ist der Schlüssel für ein gesundes Arbeitsklima, eine hohe Zufriedenheit und maximale Produktivität. Doch was so einfach klingt, will gelernt sein. Mit diesen Tipps klappt es.

Was macht eine gute Kommunikation aus?

Ob schneller Klatsch beim Bäcker, Feedback-Gespräch bei der Arbeit oder Unterhaltung mit dem Partner: Kommunikation findet ständig statt und ist unverzichtbar, wenn mehrere Menschen aufeinandertreffen. Egal, ob im Büro oder in der Freizeit. Auch nonverbale Kommunikation durch Blicke und Gesten gehört dazu – und ist nicht zu unterschätzen. Denn Blicke sagen bekanntlich mehr als tausend Worte. Dennoch ist es wichtig, miteinander zu sprechen und eine gute Kommunikation allen Bereichen des Lebens zu fördern.

Kommunikation ist immer ein Austausch von Informationen – unabhängig davon, in welche Richtung diese gehen. Eine gute Kommunikation im Büro sollte stets lösungsorientiert sein und zu einer Optimierung der Situation führen. So können wichtige Daten zur Entwicklung des Unternehmens dazu führen, dass sich das Team als Teil der Firma fühlt – und motivierter ist, zum Erfolg beizutragen. Professionell kommuniziertes Feedback kann dabei helfen, Arbeitsprozesse zu verbessern, eventuelle Blockaden oder Missverständnisse zu lösen und für ein angenehmes Büroklima zu sorgen. Eine gute Kommunikation im Büro erfordert Fingerspitzengefühl, Einfühlungsvermögen und klare Worte. 

Warum ist eine gute Kommunikation im Büro wichtig?

Insbesondere dann, wenn mehrere Menschen zusammenarbeiten, ist eine gute Kommunikation im Büro essenziell. Sowohl für die Zufriedenheit der Mitarbeiter als auch für den Erfolg des Unternehmens. Nur wenn alle an einem Strang ziehen, können bestmögliche Ergebnisse erzielt und Missverständnisse vermieden werden. Regelmäßige Status-Updates, Team-Meetings und Feedback-Runden sollten ein fester Bestandteil jeder Firma sein.

Eine gute Kommunikation ist auch das beste Tool, um Kreativität und Produktivität zu fördern. Das bedeutet einerseits, die eigenen Gedanken mit dem Team zu teilen, um sich weiteren Input zu holen. Es impliziert aber auch, nicht nur die eigenen Vorstellungen durchsetzen zu wollen, sondern sich auch die Lösungsvorschläge anderer Team-Mitglieder anzuhören, stets offen zu sein und andere Meinungen zu akzeptieren. Oft entstehen die besten Strategien und Konzepte beim gemeinsamen Brainstorming. Erst durch das Diskutieren mit anderen wird der Gedanke eines Einzelnen zu einer ganzheitlichen Lösung – und davon profitieren am Ende alle.

Eine gute Kommunikation im Büro ist der Schlüssel für gute Zusammenarbeit.

5 Tipps für eine gute Kommunikation im Büro

1. Klare Aufgabenverteilung: Das A und O für reibungslose Abläufe: Eine gut geregelte Aufgabenverteilung innerhalb des Teams. Es sollte klar kommuniziert werden, wer welchen Part übernimmt und wer sich um welche Aufgaben kümmert. Hat jeder einen eigenen Verantwortungsbereich, können alle Hand in Hand arbeiten, anstatt sich in die Quere zu kommen. 

2. Klare Worte: Eine gute Kommunikation im Büro beruht auf klaren Ansagen. Indem Informationen unmissverständlich formuliert werden, können Abläufe um ein Vielfaches vereinfacht werden. Klare Worte vermeiden Missverständnisse, offene Fragen und Unsicherheiten.

3. Ehrliches Feedback: Auch persönliches Feedback ist ein wesentlicher Bestandteil der internen Unternehmenskommunikation. Es reicht vom Vier-Augen-Gespräch mit dem Vorgesetzten über die Projekt-Nachbesprechung im Team bis hin zum Austausch mit Kollegen und sollte stets ehrlich, konstruktiv und vertrauensvoll sein.

4. Geeignetes Umfeld: Den Kollegen auf dem Flur mit einem Fauxpas zu konfrontieren ist ebenso empfehlenswert, wie einen Mitarbeiter im Team-Meeting an den Pranger zu stellen – nämlich gar nicht. Während ein schnelles Update auch schnell über Slack kommuniziert werden kann, sollte persönliches Feedback immer unter vier Augen erfolgen. Andernfalls kann die Botschaft falsch rüberkommen und destruktiv wirken. 

5. Offene Körpersprache: Auch die nonverbale Kommunikation im Büro spielt eine wichtige Rolle. Wer mit verschränkten Armen, gerunzelter Stirn oder heruntergezogenen Mundwinkeln vor seinem Gegenüber steht, gibt diesem automatisch ein negatives Gefühl – auch wenn dies vielleicht gar nicht beabsichtigt ist. Den Kollegen stets mit einem freundlichen Gesichtsausdruck zu begegnen und auf sie einzugehen, kann einen großen Unterschied machen und Konflikte vermeiden.

So geht gute Kommunikation im Home Office

Bei vielen Unternehmen sitzen nicht alle Team-Mitglieder in einem Büro. In den letzten Jahren hat sich der Arbeitsplatz immer mehr in Richtung Home Office und Coworking Space verschoben, was den regelmäßigen Austausch auf den ersten Blick vielleicht nicht ganz so leicht macht. Gerade hier ist gute Kommunikation aber wichtiger denn je. Sie sorgt dafür, dass das Team sich – unabhängig vom Arbeitsplatz – weiterhin zugehörig, einbezogen und informiert fühlt. Die folgenden Tools sind hilfreich, um Meetings online zu organisieren, Aufgaben zu strukturieren und Ergebnisse transparent zu kommunizieren:

  • Zoom, Teams oder Skype: Ob Daily Meeting mit 20 Personen oder Feedback-Gespräch unter vier Augen: Video-Konferenz-Tools sorgen trotz Entfernung für einen persönlichen Austausch
  • Slack: Wer nicht jedes Mal zum Hörer greifen oder eine E-Mail schreiben möchte, kann Slack als Kommunikationstool nutzen. Es funktioniert wie ein Chat-System, in dem sich auch verschiedene Gruppen mit ausgewählten Team-Mitgliedern erstellen lassen. Schließlich ist nicht jede Information relevant für jede Person im Unternehmen
  • Asana oder Trello: Aufgaben strukturieren, aufteilen und priorisieren: Für einen guten Überblick sorgen Arbeitsmanagement-Tools, auf die das gesamte Team zugreifen kann. So weiß jedes Mitglied, wer wann woran arbeitet
  • Google Docs und Tabellen: Mal eben den Text der Kollegin gegenlesen oder den aktuellen Stand eines Briefings durchlesen? Geht unkompliziert und schnell über Google Docs und Co.

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