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Erfolgreiche Meetings: Tipps für mehr Effizienz

Gemeinsam über aktuelle Herausforderungen sprechen, neue Pläne definieren, Erfolgsmaßnahmen diskutieren: Regelmäßige Meetings gehören bei den meisten Unternehmen zum Standard. Sinnvoll ist dies aber nur, wenn einige Regeln befolgt und klare Ziele definiert werden. Denn eine Konferenz ohne Struktur kostet am Ende nur Zeit und Geld. Mit den folgenden Tipps gelingt ein erfolgreiches Meeting garantiert.

Was macht ein erfolgreiches Meeting aus?

Was ist ein erfolgreiches Meeting? Eine Konferenz, die eine klare Struktur und ein vorab definiertes Ziel verfolgt – und dieses im besten Fall in der festgelegten Zeit erreicht. Ein erfolgreiches Meeting muss weder lang sein noch möglichst viele Team-Mitglieder beinhalten – im Gegenteil: Manchmal ist es effizienter, aktuelle Themen im kleinen Rahmen zu besprechen. Dafür können auch 15-30 Minuten ausreichen. Generell gilt: Eine gute Vorbereitung, eine genaue Aufgabenverteilung, ein fester Ablauf, einheitliche Regeln sowie ein klares Ziel sind die Grundlage für ein erfolgreiches Meeting. Ohne Plan und Struktur zusammenzusitzen, nur weil eine wöchentliche Team-Besprechung im Kalender steht, macht keinen Sinn. Häufig ist jedoch genau dies der Fall: Laut einer Studie von Sharp mit über 8000 Büroangestellten, erachten mehr als die Hälfte der Befragten die Meetings in ihrer Firma als ergebnislos und langweilig. Darum sollte immer geprüft werden, ob und wann eine Konferenz sinnvoll ist und welche Mitarbeiter dafür anwesend sein müssen. Wer zu einem Thema nichts beitragen kann, sollte sich in der Zeit lieber anderen Aufgaben widmen.


Meeting Room vorbereiten: Von Technik bis Catering

Rund 58 Prozent der Büroangestellten beklagen, dass ihre Meetings nicht in dafür geeigneten Meeting Rooms stattfinden. Auch das ergab die bereits oben erwähnte Studie von Sharp. Ein professionell ausgestatteter Meeting Room ist jedoch die Voraussetzung für ein erfolgreiches Meeting. Eine Konferenz in der in der Cafeteria, im Großraumbüro oder im Flur abzuhalten, kann schlichtweg zu keinem guten Ergebnis führen – denn kreative Ideen und produktive Diskussionen brauchen immer einen geeigneten Raum. Verfügt ein Unternehmen über kein festes Büro, sollte ein Konferenzraum in einem Coworking Space gemietet werden. Bei Engel & Völkers Work Edition in Hamburg können auch Nicht-Mitglieder Meeting Rooms nutzen und so von einem repräsentativen Umfeld, moderner Technik, ausreichend Platz sowie vielfältigen Catering-Angeboten profitieren.

Aktuelles Special: Bei Buchung eines Meeting Rooms in Hamburg kann zwischen November 2021 und Januar 2022 kostenlos ein Hot Desk für einen Tag genutzt werden.

Erfolgreiches Meeting: Checkliste für den Meeting Room

Damit sich alle Anwesenden wohlfühlen, sollte ein Meeting Room über ausreichend Ruhe, Platz und ein innovatives Hygienekonzept verfügen. Es empfiehlt sich, den Konferenzraum rechtzeitig zu mieten, sodass alle Beteiligten sich in der Besprechung auf das Wesentliche konzentrieren und den Zeitplan einhalten können. Eine Person sollte immer zuständig für die Vorbereitung des Meeting Rooms sein – bei Engel & Völkers Work Edition übernimmt das auch gern das Team vor Ort. Folgendes sollte vorhanden sein:

  • Ausreichend Platz, sodass Abstandsregeln eingehalten werden können
  • Komfortable Stühle, auf denen man auch länger angenehm sitzen kann
  • Eine gute Internetverbindung
  • Flipcharts, Monitore, Whiteboards und Stifte
  • Wasser, Kaffee oder Tee
  • Kleine Snacks (bei längeren Meetings)

9 Tipps für ein erfolgreiches Meeting

Wie heißt es so schön: Zeit ist Geld. Wer ein Unternehmen führt, möchte daher bestimmt keine Zeit mit unnötigen Meetings verschwenden. Die folgenden Tipps sorgen dafür, dass kostbare Zeit sinnvoll genutzt wird, und dienen als Leitfaden für ein erfolgreiches Meeting. 

  1. Ziel definieren: Was soll das Ergebnis des Meetings sein?
  2. Teilnehmer festlegen: Wer muss zur Zielerreichung anwesend sein?
  3. Agenda aufsetzen: Welche Punkte werden in welcher Reihenfolge abgehandelt?
  4. Zeitlimit setzen: Ein erfolgreiches Meeting sollte nur so lange wie nötig und so kurz wie möglich dauern, um keine Zeit zu verschenken
  5. Rollen verteilen: Wer moderiert das Meeting und achtet auf die Einhaltung des Zeitplans? 
  6. Wer führt ein Protokoll, in dem die wichtigsten Punkte festgehalten und Aufgaben verteilt werden? Dieses kann im Nachgang auch an nicht-anwesende Kollegen weitergeleitet werden.
  7. Regeln einhalten: Während eines Meetings sollten Smartphones, Tablets und alles, was unnötig ablenkt, Tabu sein.
  8. Respektvoller Umgang: Pünktliches Erscheinen sowie gegenseitiges Zuhören und Ausreden lassen sollten selbstverständlich sein.
  9. Pausen einbauen: Bei längeren Meetings sollten kleine Pause eingeplant werden. Ausreichend Getränke, eventuell Snacks und regelmäßiges Lüften fördern die Konzentration.

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